Cómo preparar una licitación pública paso a paso

Preparar una licitación pública consiste en localizar el contrato, leer los pliegos antes que nada, comprobar que tu empresa cumple los requisitos de capacidad y solvencia, reunir la documentación administrativa y construir una oferta técnica y económica ajustada exactamente a los criterios de adjudicación que fija el pliego.Suena obvio y, sin embargo, la mayoría de las exclusiones en una licitación no se deben a una mala oferta: se deben a un requisito formal que nadie revisó a tiempo. Preparar bien el proceso vale más que afinar el precio.

¿Qué es una licitación pública y qué procedimientos existen?

Una licitación pública es el procedimiento por el que una administración selecciona a la empresa con la que va a contratar, en condiciones de publicidad y concurrencia. La regula la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público.Antes de preparar una licitación conviene identificar ante qué procedimiento estás, porque cambian los plazos, las garantías y los requisitos exigibles:

• Procedimiento abierto. Cualquier empresa interesada puede presentar oferta. Es el más común.
• Procedimiento abierto simplificado. Versión ágil del anterior para contratos de menor importe, con reglas propias que veremos más abajo.
• Procedimiento restringido. Dos fases: primero se seleccionan candidatos por solvencia y después se les invita a ofertar.
• Procedimiento negociado. Con o sin publicidad, reservado a supuestos tasados, donde las condiciones se negocian con los licitadores.
• Contrato menor. Adjudicación directa por debajo de determinados umbrales, sin licitación pública propiamente dicha.

Identificar el procedimiento es el primer paso del proceso, porque de él dependen el plazo de presentación, las condiciones de solvencia y si el contrato admite o no recurso especial.

¿Dónde se encuentran las licitaciones públicas?

El punto central es la Plataforma de Contratación del Sector Público, donde los órganos de contratación publican sus anuncios y alojan su perfil de contratante. Los contratos que superan los umbrales comunitarios se publican además en el Diario Oficial de la Unión Europea.Comunidades autónomas y grandes ayuntamientos tienen sus propias plataformas, que suelen estar agregadas a la estatal. Merece la pena configurar alertas por códigos CPV, que son la clasificación por tipo de prestación, en lugar de buscar por palabras: se pierden menos licitaciones interesantes.Un detalle de calendario que importa: el plazo de presentación empieza a correr desde la publicación del anuncio en el perfil de contratante, no desde que tú lo descubres.

Cómo leer los pliegos antes de decidir si te presentas

Toda licitación pública se rige por dos documentos, y conviene leerlos en este orden porque marcan todo el proceso:

• El pliego de cláusulas administrativas particulares, que fija las reglas del juego: requisitos de solvencia, criterios de adjudicación y su ponderación, garantías, plazos, penalidades y forma de presentación.
• El pliego de prescripciones técnicas, que describe qué hay que ejecutar y con qué características.

La decisión de concurrir a la licitación debería tomarse leyendo el pliego de cláusulas administrativas, no el técnico. Ahí se ve si el contrato está al alcance de tu empresa y si el reparto de puntos favorece a alguien en concreto.Presta atención a tres cosas. El peso de los criterios evaluables mediante juicio de valor frente a los automáticos por fórmula: cuanta más subjetividad, más importa la memoria técnica. Las fórmulas de valoración del precio, porque determinan si bajar mucho compensa o no puntúa. Y los requisitos de solvencia, que a veces son desproporcionados para el objeto del contrato y, en ese caso, son recurribles antes de ofertar.

¿Qué requisitos hay que cumplir para presentarse a una licitación?

Son tres bloques de requisitos, y los tres se comprueban en la fecha final de presentación de ofertas:

1. Capacidad de obrar y que el objeto social de la empresa cubra la prestación del contrato.
2. No estar incurso en prohibición de contratar, lo que incluye estar al corriente de obligaciones tributarias y de Seguridad Social.
3. Solvencia económica y técnica, acreditada por los medios que exija el pliego: volumen anual de negocios, trabajos similares ejecutados, titulaciones del equipo o certificados de calidad. En obras de cierto importe, además, clasificación empresarial.

¿Qué documentación se presenta y cómo se organiza?

En el momento de presentar la oferta no se aporta toda la documentación acreditativa, sino una declaración responsable ajustada al modelo del documento europeo único de contratación, el DEUC, que el propio pliego incorpora. Solo a quien resulte propuesto como adjudicatario se le exige después la documentación completa.La presentación es electrónica y en la mayoría de licitaciones se articula en sobres o archivos separados:

Sobre	Contenido
A	Documentación administrativa: declaración responsable o DEUC, y garantía provisional si el pliego exige esa garantía
B	Criterios evaluables mediante juicio de valor: la memoria técnica
C	Criterios evaluables por fórmula: oferta económica y mejoras cuantificables

La separación no es burocracia: si metes datos económicos en el sobre de la memoria técnica, la exclusión es prácticamente automática, porque contamina la valoración subjetiva al conocerse el precio antes de tiempo. Es uno de los errores más caros y más frecuentes.

Cómo preparar la oferta técnica y la económica

La memoria técnica no se escribe para lucirse: se escribe para que la mesa de contratación pueda puntuarla. Sigue el mismo orden y la misma terminología que el pliego, apartado por apartado, y responde a cada criterio de forma identificable.Dos reglas que en la práctica separan una oferta ganadora de una correcta. La primera: lo que no está en el pliego no puntúa, por bueno que sea. La segunda: lo que se ofrece, obliga, porque las mejoras comprometidas pasan a ser condiciones de ejecución y su incumplimiento acarrea penalidades.En la oferta económica, aplica la fórmula del pliego sobre tu propio escenario antes de decidir el precio. Y comprueba el umbral de ofertas anormalmente bajas: si lo cruzas, tendrás que justificar la viabilidad de tu oferta, y una justificación floja lleva directamente a la exclusión.

El procedimiento abierto simplificado y la trampa del ROLECE

El artículo 159 permite un procedimiento abierto simplificado cuando el valor estimado no supera los 2.000.000 de euros en obras, y en suministros y servicios queda por debajo de los umbrales de la ley, siempre que los criterios sujetos a juicio de valor no superen el 25 % de la ponderación total, o el 45 % en prestaciones de carácter intelectual como ingeniería y arquitectura.El anuncio solo se publica en el perfil de contratante y el plazo de presentación de proposiciones no puede ser inferior a quince días, o veinte en contratos de obras.Aquí está el requisito que deja fuera a más empresas: en este procedimiento todos los licitadores deben estar inscritos en el ROLECE, el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público, o en el registro autonómico correspondiente, en la fecha final de presentación de ofertas. Se admite también a quien acredite haber presentado la solicitud de inscripción con toda la documentación antes de esa fecha.La inscripción no es inmediata. Si tu empresa piensa concurrir a licitaciones públicas, ese trámite hay que tenerlo hecho de antemano, no cuando aparece el contrato que interesa.

¿Qué pasa después de presentar la oferta?

La mesa de contratación abre los sobres en el orden previsto y califica primero la documentación administrativa. Si aprecia defectos subsanables, el artículo 141 la obliga a conceder un plazo de tres días para corregirlos.Después se valoran los criterios sujetos a juicio de valor y, solo entonces, los evaluables por fórmula. Se propone adjudicatario, se le requiere la documentación acreditativa y la garantía definitiva, y se formaliza el contrato. Con eso termina el proceso de adjudicación de la licitación.Si te excluyen o adjudican a otra empresa y crees que los criterios no se aplicaron como decía el pliego, existe una vía específica y rápida con plazos muy cortos, que explicamos en la guía sobre el abogado de licitaciones públicas y contratación pública.

Errores que dejan fuera de una licitación pública

Estos son los que vemos una y otra vez al preparar licitaciones, y casi todos son evitables:

• Presentar fuera de plazo por apurar el último día, con la plataforma saturada.
• Incluir el precio en el sobre de la memoria técnica.
• No estar inscrito en el ROLECE en un procedimiento abierto simplificado.
• Firmar electrónicamente con un certificado caducado o de un apoderado sin poder bastante.
• Declaración responsable que no sigue el modelo del pliego.
• Memoria técnica que no sigue la estructura de los criterios y obliga a la mesa a buscar la información.
• Ofertar por debajo del umbral de anormalidad sin preparar la justificación.
• Aceptar sin discutir un pliego con solvencia desproporcionada, perdiendo el derecho a recurrirlo.

Preguntas frecuentes sobre cómo preparar una licitación

¿Puede presentarse un autónomo a una licitación pública?

Sí. A una licitación pueden concurrir tanto personas físicas como empresas, siempre que tengan capacidad de obrar, no estén incursas en prohibición de contratar y acrediten la solvencia exigida en el pliego.

¿Es obligatorio presentar la oferta de la licitación de forma electrónica?

Con carácter general sí, a través de la herramienta que indique el pliego. Las excepciones son tasadas y deben estar justificadas en el expediente por el órgano de contratación.

¿Qué es el ROLECE y cuánto tarda la inscripción?

Es el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público, y acredita de una vez la personalidad, la representación y la solvencia. La tramitación no es inmediata, así que conviene iniciarla antes de necesitarla.

¿Se puede modificar la oferta una vez presentada?

No. Una vez presentada la proposición no puede alterarse, y la ley presume que el licitador acepta el contenido de los pliegos sin salvedad alguna. Lo que sí cabe es subsanar defectos formales de la documentación administrativa.

¿Qué pasa si soy el único licitador?

El proceso continúa. Que haya un solo licitador no invalida la licitación, aunque el órgano de contratación puede declararlo desierto si la única oferta no cumple los requisitos del pliego.

¿Puedo presentarme en unión temporal de empresas?

Sí, y es la vía habitual en licitaciones cuya solvencia no se alcanza por separado. La UTE se compromete en la oferta y solo se formaliza en escritura si resulta adjudicataria, con responsabilidad solidaria de sus miembros.